|
ELEKTRONISK ARKIVPLAN FOR AURE KOMMUNE Formålet med arkivplanen Arkivplanen gir bindende retningslinjer for behandling av all informasjon og dokumentasjon i Aure kommune. Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for retningslinjene. Arkivplanen skal bidra til at Aure kommune ivaretar arkivansvaret sitt etter arkivlovens § 6 hvor det heter: «Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid.» Denne arkivplanen skal til enhver tid være retningsgivende for hvordan all dokumentasjon som kommunen trenger i sine daglige gjøremål, eller har plikt til å oppbevare for ettertida, skal registreres, oppbevares og brukes. Den skal vise hva arkivet omfatter og hvordan ansvaret er organisert. Oppdatering av arkivplanen Oppdatering av arkivplanen skal skje minst hvert 4. år og ved endringer som:
- ved omfattende omorganisering av etaten
- det blir oppretta og tatt i bruk nye fagsystem
- ved vesentlige endringer i kommunen sine oppgaver og myndighetsområder
Arkivansvarlig avgjør om det er behov for oppdatering av arkivplanen når
- det blir tatt i bruk ny versjon av arkivnøkkel
- det blir tatt i bruk nye versjoner av datasystem for lagring av informasjon
Arkivansvarlig skal ha melding om alle endringer med mulige følger for arkivet i god tid før de blir satt i verk og har rett til å uttale seg om de følgene de kan få for arkivet. De arkivplanene som er gått ut av bruk skal arkiveres. Ansvar I kommunen er det rådmannen som har det overordnede arkivansvaret (jfr. Arkivforskriften § 1-1). Arkivleder har det daglige ansvaret for kommunenes arkivtjeneste og utarbeider virksomhetsplaner for denne. Godkjent virksomhetsplan skal være med i kommunen sin årsplan. Alle ansatte i kommunen må sette seg godt inn i og følge retningslinjene i arkivplanen. Aure kommune Aure 01.01.2022
|
